4. Tag: Benutzerprofil und Ticket-Workflow optimieren

Wir möchten Dir wichtige Informationen geben, wie Du Dein Benutzerprofil konfigurierst, ein Team erstellst und den Arbeitsablauf für Deine Tickets verbesserst.

Benutzerprofil einrichten

Klick auf die Pfeiltasten ← und → am unteren Rand oder auf der Tastatur, um vor und rückwärts zu navigieren. Alternativ kannst Du auch auf die lila Kreise klicken, um zum nächsten Schritt zu gelangen.

Bild hochladen
Personalisiere Dein Benutzerprofil, indem Du ein Bild hochlädst. Andere Benutzer sehen das Bild und erkennen schneller, wem das Ticket zugeordnet ist.
Sprache und Benachrichtigungen einstellen
Passe die Sprache der Benutzeroberfläche an und konfiguriere Deine Benachrichtigungseinstellungen, um immer auf dem Laufenden zu bleiben.
Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) aktivieren
Erhöhe die Sicherheit Deines Kontos, indem Du die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivierst.

Team anlegen

Team anlegen
Erstelle ein oder mehrere Teams in HelpSpace. Das hat den Zweck, dass Du diesem Team Tickets zuweisen kannst, anstatt eines einzelnen Agenten. Zudem kannst Du Benutzern nur das Recht geben, die Tickets eines bestimmten Teams zu sehen – ganz nach dem Prinzip „Need-to-know“.
Ticket einem Team zuweisen
Gehe in ein Ticket und weise es einem Team anstatt eines einzelnen Agenten zu. Um die Zuweisung zu beschleunigen, kannst Du auch in Einstellungen → Regeln dies automatisieren (siehe unten: Regeln erstellen)
Ticket eines Teams anzeigen
Schau Dir alle Tickets eines Teams an, um zu sehen, was alles zu tun ist.

Ticket-Workflow optimieren

Auto-Reply aktivieren
Richte automatische Antworten für eingehende Anfragen ein, um Kunden sofort über den Eingang ihrer Nachricht zu informieren.
Signatur erstellen
Erstelle und bearbeite Deine Signatur, die automatisch unter jeder ausgehenden Nachricht angezeigt wird.
Quick-Replies
Erstelle Textbausteine mit variablen Platzhaltern, um häufige Anfragen schneller zu beantworten.
Tags erstellen
Erstelle und verwalte Tags, um Anfragen zu kategorisieren, zu filtern und auszuwerten.

Regeln erstellen

Erstelle Regeln für neue Tickets, um Arbeitsabläufe zu automatisieren und zu beschleunigen. Wähle zuerst die Kriterien aus und gestalte anschließend entsprechende Aktionen. Hier zwei Beispiel:
- Wenn ein Ticket von meinem wichtigsten Kunden kommt, dann setzte den Status direkt auf Eskalation und weise es dem Kundenverantwortlichen zu.
- Wenn der Status des Tickets sich ändert, dann sende ich eine vordefinierte Nachricht (Quick Reply) an den Kunden

Kundenstimmen

Sascha von ConIT
"Wirklich gut gemachtes und einfach zu bedienendes Customer Support Tool made in Germany."

Franz von MH Consultings
"Durch Helpspace bekommen wir eine gute Übersicht über bestehende Kundenanfragen. Dies ermöglicht uns einen schnelleren und effizienteren Arbeitsablauf. Die Kunden können schneller und effektiver Betreut werden, was letztendlich zu einer guten Bindung an uns führt. Dies ist gerade in unsere Branche sehr wichtig."